Valutazione del rischio di controllo nella revisione legale delle aziende sanitarie: dall’approvvigionamento allo stoccaggio

A cura del Dott. Francesco Pani

ll revisore, durante la revisione contabile delle aziende sanitarie, accreditate e non, deve valutare una serie di rischi per garantire la trasparenza finanziaria, la conformità normativa e la gestione efficiente delle risorse. Il ciclo degli acquisti è un elemento fondamentale nella revisione legale delle Case di cura e delle Strutture sanitarie in genere, poiché influisce direttamente sulla gestione finanziaria, sulla qualità dei servizi forniti, sulla conformità normativa e sulla gestione efficiente delle risorse.

Tutto il processo di approvvigionamento dovrebbe essere svolto sulla base di procedure amministrativo- contabili scritte che possano:

• Rendere chiaramente comprensibili le attività che devono essere svolte
• Garantire l’effettiva separazione funzionale tra chi autorizza i movimenti e il personale preposto alla gestione/autorizzazione dei processi;
• Garantire l’effettiva tracciatura di ogni movimentazione dei beni nelle diverse fasi del ciclo del bene;
• Rendere trasparente il sistema di responsabilità inerente ai processi;
• Esplicare le modalità di controllo interno delle attività;
• Garantire le opportune evidenze di tutte le attività;
• Garantire le basi, scritte e documentate, per l’emissione del giudizio di revisione.

Il revisore deve valutare attentamente, tramite apposite tecniche di revisione, le principali fasi del ciclo acquisti:

1. Identificazione delle necessità: questa fase coinvolge l’identificazione e la valutazione di tutte le esigenze delle strutture sanitarie, dalle forniture, alle attrezzature mediche, ai farmaci e a tutti gli altri beni necessari alla cura dei pazienti;
2. Pianificazione degli acquisti: fase che prevede la valutazione dei bisogni e la ricerca dei fornitori (albo fornitori) per la stesura di budget e preventivi;
3. Acquisizione: dopo l’individuazione dei fornitori, si passa alla fase della negoziazione contrattuale, della individuazione delle offerte, con la successiva emissione degli ordini di acquisto;
4. Ricezione merce e controllo qualità: la merce ricevuta viene sottoposta a controlli di qualità per garantire che soddisfino gli standard richiesti e per garantire che siano conformi alle specifiche normative.

L’adozione dell’albo fornitori consente all’azienda sanitaria:

• Una veloce ed efficace selezione del fornitore;
• La riduzione del rischio di frodi, fidelizzazione e partnership;
• Stipula di convenzioni;
• Ottenimento di sconti sulle forniture;
• Risparmi connessi alla comparazione dei fornitori.

Uno degli aspetti principali del ciclo acquisti è rappresentato dagli acquisti CAPEX “Capital Expenditure”, ovvero gli investimenti in beni durevoli e capitali, quali attrezzature mediche, miglioramenti strutturali e sviluppo delle strutture. Questi investimenti vanno oltre le spese quotidiane e ordinarie e sono mirati a potenziare ed ottimizzare le risorse a lungo termine. Impattano direttamente sulla qualità delle cure e sulla competitività della struttura.

La pianificazione accurata degli acquisti CAPEX è fondamentale per evitare sprechi di risorse e una gestione efficace degli stessi richiede che venga mantenuto un giusto equilibrio tra l’efficienza e l’impegno finanziario della struttura. Il Revisore, durante la revisione del ciclo degli acquisti CAPEX, come arredi e macchinari, dovrà focalizzarsi sulle procedure interne che ne garantiscano la conformità, l’efficienza e la gestione finanziaria responsabile. Si dovrà accertare che vi siano procedure interne atte a garantire la conformità alle normative locali e settoriali in materia di sanità, sicurezza e requisiti normativi specifici per i dispositivi medici. Dovrà verificare la presenza di procedure chiare per l’autorizzazione e l’approvazione degli acquisti CAPEX e verificare che siano stati rispettati i livelli di autorità e che le approvazioni siano state documentate in modo adeguato. Dovrà analizzare il processo di selezione dei fornitori ed accertare che venga periodicamente svolto un controllo qualitativo sui fornitori analizzandone tutta la documentazione a supporto. Dovrà confrontare gli acquisti effettuati con eventuali budget stabiliti, identificando eventuali scostamenti e chiedendo spiegazioni per eventuali variazioni significativamente rilevanti.

L’acquisto di beni e servizi funzionali alla produzione c.d. OPEX, “Operation Expediture”, ovvero costi operativi legati alla gestione operativa nelle aziende che operano in ambito sanitario. L’approvvigionamento dei beni economali e farmaceutici deve essere effettuato in base alla necessità operative e deve sempre tenere in considerazione il carattere assistenziale dell’obiettivo sociale dell’azienda. Per questo motivo le scorte di magazzino necessitano di un costante monitoraggio al fine di non scendere a livelli critici. Nel processo di acquisto degli OPEX deve essere verificato che vi sia una corretta segregazione tra le varie figure e che quindi siano ben identificati ruoli e responsabilità, in tutta la fase. Particolare attenzione in fase di valutazione del rischio deve essere posta in riferimento ai beni c.d. “sanitari”, in primis farmaci e medicinali, i quali devono essere stoccati secondo normativa vigente in aree dedicate e separate dal magazzino generico con un’attenzione superiore ed espresso divieto di accesso al personale non autorizzato. Lo stoccaggio segregato deve essere garantito per l’intero percorso di tali beni fino alla somministrazione; quindi, deve essere prevista anche una particolare segregazione anche all’interno del Reparto in riferimento alle confezioni che risultino parzialmente consumate. Nella fase di approvvigionamento di tali beni, l’autorizzazione degli ordini è sempre sottoposta alla Direzione Sanitaria o Tecnica. Altresì deve essere prevista un’ulteriore procedura ad hoc per all’approvvigionamento fuori prontuario ed emergenziale. In riferimento ai beni protesici e impiantabili, può avvenire una modalità di stoccaggio differente dai beni descritti in precedenza, ovvero in conto deposito o conto visione, circostanza da prendere in considerazione in fase di verifica. L’azienda sanitaria deve prevedere adeguate misure di salvaguardia e custodia di tali beni di terzi presso i reparti interessati. I beni in conto deposito vengono richiesti direttamente dal Responsabile di Reparto al fornitore. Lo stoccaggio di tali beni avviene in aree specifiche e segregate dell’azienda sanitaria. Tali beni all’arrivo e corredati da DDT, seguono la medesima procedura degli OPEX, ma rimangono di proprietà dell’azienda fornitrice fino all’effettivo impianto. Solo dopo l’impianto, viene perfezionato l’ordine di acquisto verso il fornitore, come da ciclo passivo. I beni in conto visione vengono richiesti dal Responsabile di Reparto al fornitore e lo stoccaggio di tali beni non avviene presso l’azienda sanitaria, ma vengono consegnati, con relativo DDT, dal personale delegato dal fornitore, all’interno della struttura. Solo a seguito di effettivo impianto di tali beni, viene perfezionato l’acquisto, come da ciclo passivo.

In conclusione, è doveroso e opportuno segnalare che nell’ambito delle strutture sanitarie, la collaborazione tra la l’area amministrativa e l’area sanitaria in riferimento all’approvvigionamento, sia dei CAPEX che degli OPEX, si rivela fondamentale per garantire una gestione economico finanziaria efficiente e contestualmente il soddisfacimento del livello di assistenza posto in obiettivo.