Le fasi della società prima della verifica dell’inventario sono: dislocazione corretta delle merci; definizione corretta e univoca delle unità di misura, descrizione e codifica; documenti di conta pre-numerati; individuazione, quantificazione e annotazione di merci presso terzi, merci obsolete, merci non ancora prese in carico o in viaggio; imporre il fermo della produzione e assoluta assenza di movimenti durante l’inventario; nomina responsabile dell’inventario; individuazione delle squadre di conta e annotazione con nome e cognome; doppia conta effettuata da personale indipendente dal responsabile del magazzino; divieto di utilizzare tabulati dei dati contabili che già riportano indicazione delle quantità (infatti si dovranno utilizzare i c.d. tabulati ciechi); controllo dei documenti inventariali rientrati; supervisione finale da parte del responsabile; adeguate procedure di cut-off; adeguate istruzioni per la misurazione fisica dei semilavorati ove esistenti.
Le fasi della società dopo la verifica dell’inventario riguardano i controlli dei documenti inventariali quali: cartellini inventariali; fogli di riepilogo dei cartellini pre-numerati con indicazioni quali: distribuiti, utilizzati, non utilizzati, annullati; predisposizione dei tabulati ciechi con quantità sottoscritti dal responsabile di magazzino senza alcun ausilio dei dati contabili che magari possano riportare indicazioni delle quantità. L’altra fase concerne invece l’analisi e contabilizzazione delle differenze inventariali ovvero: riconta delle differenze rilevanti; comprensione dell’origine delle differenze per quelle più significative; conseguentemente si possono modificare procedure e ottimizzare la gestione quantitativa; Oltre a ciò la società deve avere una corretta organizzazione per controllo movimenti fino a fine anno (se l’inventario è a data diversa).
I procedimenti preliminari del Revisore per la verifica di magazzino
Alla base di una corretta valutazione delle rimanenze bisogna considerare alcuni accorgimenti: fermare la produzione durante l’inventario; assicurarsi del diritto di proprietà della merce; reperire una piantina del posto ove giace la merce; tenere nei limiti del possibile la produzione ferma; richiedere la lista delle merci in viaggio; predisporre un programma ben dettagliato da esporre agli addetti; effettuare le conte con adeguata documentazione; analizzare gli scostamenti tra quantità rilevate in inventario e quantità risultanti da CO.GE.; rendere operanti le procedure necessarie per assicurare che le operazioni di ricevimento e di spedizione avvenute nei periodi precedente e successivo alla data dell’inventario fisico siano state propriamente contabilizzate.
Altri accorgimenti da prendere sono i seguenti: predisporre un programma di conta; assegnare (ma non delegare) personale competente; documentare i conteggi e le eventuali riconciliazioni che possono rendersi necessarie; rettificare le quantità in base alle risultanze delle quantità rilevate fisicamente.
La professione di Revisione, così come ogni professione esistente, ha alcune normative, di riferimento su cui fare completo affidamento. Infatti il Revisore, durante tutta la durata del suo incarico, deve consultare periodicamente le regole contenute nei Principi di revisione Isa Italia. Per le rimanenze, nello specifico, il principio guida è il n. 501.
Il Revisore durante le verifiche dell’inventario deve sostanzialmente compiere i seguenti step: intervenire in sede di inventario e test di conta fisica; richiedere conferma delle merci c/o terzi (mediante circolarizzazioni); verificare la corrispondenza delle quantità contate e quelle valorizzate; visitare tutti i reparti e assistere ai conteggi; verificare il rispetto delle procedure stabilite nelle istruzioni inventariali; assicurarsi del fermo di produzione e dell’inesistenza di movimenti. Di seguito verranno elencate, in estrema sintesi, le procedure che dovrà effettuare il revisore durante la fase della conta fisica. Il revisore dovrà:
- Effettuare un certo numero di conte e annotare le quantità contate, con confronto alle quantità risultanti dalla conta della società. In tal modo sarà possibile riscontrare se le quantità riportate negli elenchi delle rimanenze valorizzati corrispondono a quelle contate. Vedremo tale fattispecie nel dettaglio attraverso un esempio.
- Prendere nota dei dati (n. Codice, n. Cartellino, quantità, ecc.) di tutta la merce non contata per successivi test di correttezza dei dati quantitativi riportati nelle liste valorizzate (c.d. test della NON MANOMISSIONE delle risultanze fisiche).
- Annotare gli estremi delle merci obsolete, danneggiate o avariate.
Esempi, suggerimenti e giudizio di revisione
- Il revisore tramite colloqui con il responsabile del magazzino acquisisce utili informazioni sulle procedure in atto per la verifica delle quantità e qualità della merce in entrata proveniente da fornitori. Al fine si intensificare tale informazione, il revisore potrà chiedere di assistere ad una operazione di controllo della merce in entrata.
- Il revisore per capire qual è il grado di conoscenza e quindi applicazione di una procedura e dei relativi controlli interni, dopo aver preso visione del manuale delle procedure, chiede direttamente agli addetti della funzione di descrivere il loro operato e prende visione dell’effettivo svolgimento di un controllo.
- Ad esempio, un Revisore potrebbe decidere di non far affidamento sul sistema di controllo interno correttamente configurato per assicurare che per ogni fattura di vendita emessa e contabilizzata sia stata correttamente rilevata un’uscita dal magazzino, in quanto, per la caratteristica dell’attività dell’impresa, è possibile svolgere come procedura di validità una riconciliazione fra la quantità di merce in uscita dal magazzino e la quantità di merce fatturata.
- Il revisore potrebbe voler verificare l’impossibilità da parte degli addetti al ricevimento della merce di forzare l’accettazione della merce anche se non corrisponde alla quantità ordinata. Il revisore quindi potrebbe chiedere al personale dell’ufficio ricevimento merci di provare a modificare le quantità ed osservare che il sistema non permetta di effettuare questo tipo di operazione. Se tale procedura è accompagnata da adeguate verifiche che i programmi applicativi non sono stati aggiornati nel corso dell’esercizio amministrativo in esame e sino alla data dell’osservazione, le evidenze probative ottenute in quel momento possono essere estese al passato.
- Il revisore potrebbe verificare l’efficacia operativa di un controllo interno dell’impresa se che prevede prima della spedizione della merce la comparazione dei documenti di spedizione con la fattura, eseguendo autonomamente il controllo su un campione di documenti.
- Il revisore deve comprendere se ci sono e sono utilizzati correttamente adeguati strumenti di conta. Per quanto concerne l’unità di misura, il revisore deve verificare sempre se le unità di misura utilizzate nelle procedure di conta sono le stesse che sono utilizzati nei tabulati ciechi. Un esempio di anomalia potrebbe essere il seguente: un’azienda che produce bulloni carica a magazzino le giacenze a unità; il personale invece, erroneamente effettua l’inventario contando le scatole (ciascuna delle quali contiene migliaia di bulloni).
- Una società che produce nastri, durante l’inventario misura la merce in KG, anziché in metri. In questo caso si ravvisa ancora una volta un errore di unità di misura perchè la società ha misurato i nastri in Kg mentre il revisore ha corretto l’unità di misura in metri.
- Un altro errore frequente potrebbe essere quello dell’inversione numerica. Ad esempio la quantità rilevata dal revisore per la società XYF è 45, mentre quella valorizzata dalla società è 54. Come si può notare i numeri sono facilmente invertibili a causa di una similitudine di coppia. Tale discordanza può essere una effettiva un’inversione di cifre oppure in realtà quello che potrebbe sembrare una semplice svista una manomissione del cartellino fatta allo scopo di valorizzare rimanenze. Coerentemente con questi esempi, si ricorda che vi è da parte della società, in fase di inventario, il divieto di utilizzare tabulati dei dati contabili che già riportano indicazione delle quantità (infatti si dovranno utilizzare i c.d. tabulati ciechi);
- In un’impresa che utilizza elaborati sistemi informatici, per accertare che per ogni fattura di acquisto di beni di magazzino vi sia stata una corrispondente registrazione di una entrata merci nella contabilità di magazzino e che per tutte le fatture di vendita vi sia la registrazione di una uscita, è probabilmente più conveniente effettuare delle procedure di conformità sui controlli informatici finalizzati a prevenire, individuare o correggere errori di registrazione nella contabilità di magazzino rispetto ad effettuare estese procedure di validità sulle singole operazioni. Peraltro, nel caso della revisione delle rimanenze di magazzino è possibile che l’affidamento sul sistema di controllo interno nell’ambito della revisione del ciclo acquisti e delle vendite, abbia già coperto questi aspetti.
- Se il revisore ha rilevato che i programmi applicativi possono essere modificati da persone non autorizzate o il sistema non rileva la tipologia di modifica apportata, l’efficacia di specifici controlli è limitata se non addirittura vanificata dalla carenza di controlli generali, e pertanto non potrà fare affidamento su un controllo specifico automatizzato del sistema informatico.
- Uno dei casi che è alla base di un giudizio con rilievi o addirittura dell’impossibilità di esprimere un giudizio, è l’impossibilità di aver potuto assistere alla conta fisica delle rimanenze di magazzino, ad esempio a causa dell’incarico conferito a fine anno, in data 16/12/xxxx oppure a causa dell’incarico conferito nell’anno x+1 rispetto alla data suddetta. Poiché le rimanenze di magazzino influiscono sulla determinazione del risultato d’esercizio magari non si è stati in grado di definire se dovessero essere applicate eventuali rettifiche.
- Un altro motivo che potrebbe far emettere un giudizio con rilievi o impossibilità di emettere un giudizio è conseguenza ad esempio, dall’informazione ottenuta dalle circolarizzazioni di merci presso terzi, se ad esempio ci dovessero essere prodotti finiti X per un valore pari a euro X immagazzinati presso stabilimenti esteri Y, per i quali il revisore non è riuscito a verificare l’esistenza tramite ispezioni fisiche per ragioni di forza maggiore.
Pubblicato il: 2020-11-21 16:47:51
