La violazione dell’obbligo di convocazione dell’assemblea

L’assemblea dei soci è l’organo collegiale titolare della funzione deliberativa di ogni tipo di società regolata dal codice civile, oltre a rappresentare un momento di vita sociale in senso stretto. Una eventuale situazione di “stallo” interna all’assemblea, dovuta il più delle volte all’esistenza di contrasti o dissidi nella compagine sociale, ne impedirebbe il corretto funzionamento. Il perdurare di tale situazione potrebbe far sorgere una causa di scioglimento della società. L’assemblea, inoltre, è l’organo nel quale viene espressa la volontà dei soci in relazione alla gestione della società, attuata, poi, dall’organo amministrativo nella figura dell’amministratore unico o del consiglio di amministrazione.

Convocazione– L’assemblea si distingue in ordinaria e straordinaria; in entrambe le fattispecie sono ripartite le rispettive competenze ai soci e all’assemblea dei soci. L’assemblea ordinaria, in base alla legge od allo statuto può essere convocata:

• dall’amministratore unico o dal consiglio di amministrazione;
• dal consiglio di gestione;
• su richiesta dei soci che rappresentino almeno un ventesimo del capitale sociale nelle società che fanno ricorso al capitale di rischio;
• su richiesta dei soci che rappresentino almeno un decimo del capitale sociale nelle altre società o la minore percentuale prevista dallo statuto, e nella domanda sono indicati gli argomenti da trattare;
• dal tribunale, qualora gli organi preposti non provvedano a seguito della richiesta di cui al punto precedente.

L’assemblea straordinaria, invece, viene svolta in presenza di un notaio. Può accadere che alcuni argomenti all’ordine del giorno richiedano la presenza di quest’ultimo per la redazione del relativo verbale, in quanto non consentito all’organo ammnistrativo. Ad esempio per poter trasferire la sede legale fuori dal comune ove risiede la società, trattandosi di una modifica dello statuto, il verbale di assemblea recante tale delibera deve essere redatto da un notaio.

Modalità di convocazione – L’assemblea viene convocata:

• S.P.A. – qualora lo statuto non disponga diversamente, la società procede alla convocazione dell’assemblea dei soci mediante pubblicazione dell’avviso sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica almeno quindici giorni prima di quello fissato per l’adunanza;
• S.P.A. – in alternativa al punto precedente lo statuto può prevedere che la pubblicazione dell’avviso di convocazione avvenga su almeno un quotidiano indicato nominativamente nello statuto, entro lo stesso termine di almeno quindici giorni prima di quello fissato per l’adunanza. Nel caso in cui il quotidiano o i quotidiani indicati nello statuto abbiano cessato le pubblicazioni, ai sensi dell’articolo 2366, comma 2 del c.c., l’avviso, per avere efficacia, dovrà essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale;
• TUTTE LE SOCIETA’ – le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio provvedono alla pubblicazione dell’avviso, secondo le modalità definite dalle leggi speciali;
• TUTTE LE SOCIETA’ – per le società che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio lo statuto può prevedere una forma di comunicazione più agile ovvero, la convocazione mediante avviso recapitato ai soci con mezzi che garantiscano la prova dell’avvenuto ricevimento almeno otto giorni prima dell’assemblea.

In mancanza delle formalità dianzi previste per la convocazione, l’assemblea si ritiene regolarmente costituita, quando è rappresentato l’intero capitale sociale ed è presente la maggioranza dei componenti dell’organo amministrativo e di controllo. Tuttavia in tale ipotesi ciascuno dei partecipanti può opporsi alla trattazione degli argomenti posti all’ordine del giorno sui quali non si ritenga sufficientemente informato.

In pratica, a normativa vigente, la primaria preoccupazione del legislatore, al fine di garantire il funzionamento degli organi collegiali, è che in assenza di particolari formalità di convocazione assembleare imposte dalla legge o dallo statuto, la stessa è da ritenersi valida a condizione che assicuri comunque la tempestiva informazione sugli argomenti da trattare.

L’avviso di convocazione deve contenere:

• l’indicazione del giorno fissato per l’adunanza;
• l’ora;
• il luogo;
• l’elenco delle materie da trattare.

L’invio entro gli otto giorni – L’invio entro gli otto giorni precedenti la data fissata per la convocazione dell’assemblea è, da un punto di vista legale, la garanzia temporale massima, richiesta dal legislatore, a tutela dei diritti del socio per consentirgli la partecipazione all’adunanza e l’esercizio del voto secondo i principi di una corretta ed esaudiente informazione sugli argomenti da trattare indicati all’ordine del giorno.

L’omessa convocazione dell’assemblea– Antecedentemente alle modifiche intervenute, la mancata convocazione dell’assemblea dei soci da parte dei soggetti obbligati era punita con la reclusione e la multa. Tale condotta, oggi punita a titolo di illecito amministrativo, consiste nel violare l’obbligo di convocazione dell’assemblea dei soci sia quando previsto dalla legge che dallo statuto della società. Con la riforma è stata ampliata l’ipotesi di violazione dell’obbligo di convocazione dell’assemblea, configurando la consumazione dell’illecito alla semplice omissione della convocazione tutte le volte che ne è previsto un obbligo. L’illecito, di natura omissiva, si perfeziona, nel caso in cui non sia previsto un termine preciso dalla legge o dallo statuto, qualora siano trascorsi trenta giorni dal momento in cui gli organi deputati a tale adempimento siano venuti a conoscenza del verificarsi dei presupposti richiesti. Nessuna variazione si è registrata nel tempo per quel che concerne il significato da attribuire alla formula prevista all’articolo 2631, comma 1 del c.c., “(…) omettono di convocare l’assemblea (…)” che deve continuare ad essere interpretata nel senso dell’avvenuta partecipazione dei soci all’adunanza, non essendo sufficiente la mera convocazione.

Sanzioni – Le sanzioni applicabili all’omessa convocazione dell’assemblea possono essere così sintetizzate:

• omessa convocazione nei casi previsti dalla legge o dallo statuto: da euro 1.032 ad euro 6.197;
• omessa convocazione a seguito di perdite o per effetto di legittima richiesta da parte dei soci: da euro 1.032 ad euro 6.197 aumentata di un terzo.

Si evidenzia, infine, che l’organo deputato all’applicazione della sanzione risulta essere la Camera di Commercio nella cui provincia ha sede legale la società.