L’evoluzione delle attività aziendali richiede di valutare costantemente l’equilibrio economico e finanziario dell’azienda al fine di stabilire la validità degli strumenti di programmazione e controllo. Tale onere, come sancito dall’articolo 2086, 2° comma, del codice civile, ricade sull’imprenditore, quale soggetto posto a capo dell’impresa. Infatti, “(…) L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura ed alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa (…)”. Pertanto, qualora un’azienda soggetta a revisione non disponga di tali strumenti, non potrà dimostrare di aver ottemperato a tale obbligo e, di conseguenza, potrà essere contestato, all’organo di controllo, tale inadempienza per assenza di vigilanza.
L’adeguato assetto amministrativo e contabile– La norma di comportamento 3.6, del collegio sindacale delle società non quotate, “Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo- contabile” definisce il sistema amministrativo-contabile “come l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informazione societaria attendibile, in accordo con i principi contabili adottati dall’impresa”. L’adozione di un adeguato assetto amministrativo e contabile da parte della società consente di:
- avere informazioni corrette e tempestive;
- conferire ordine all’operatività aziendale;
- accrescere la capacità di coordinamento e, quindi, l’efficienza delle diverse strutture funzionali.
Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato, alla natura ed alle dimensioni dell’impresa, se rende possibile:
- la completa, sollecita ed affidabile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti aziendali, in conformità ai principi contabili;
- l’acquisizione delle informazioni, utili e necessarie, valide a supportare scelte gestorie efficaci per la tutela e la salvaguardia del patrimonio aziendale;
- la reperibilità di dati ed informazioni attendibili per la formazione e la redazione del bilancio d’esercizio.
L’attendibilità e la validità delle informazioni – L’attendibilità, la correttezza e la tempestività delle informazioni che risiedono nel processo amministrativo e contabile, sono il “core” della corretta gestione dell’azienda, garantendo la tempestiva rilevazione del verificarsi di uno stato di crisi.
Il compito dell’organo di controllo– Gli aspetti fin qui esaminati, hanno una funzione propedeutica all’attività di vigilanza demandata all’organo di controllo. Nello svolgimento di tale attività, infatti, dovrà essere prestata particolare attenzione alla verifica ed all’accertamento della validità dei sistemi informativi, di programmazione e controllo adottati dall’azienda. L’organo di controllo è chiamato ad esprimere, nella sua relazione, un giudizio sommario sull’adeguatezza del sistema amministrativo e contabile adottato dall’impresa e sull’idoneità dello stesso rispetto alla sua natura ed alle sue dimensioni. Il giudizio espresso sul sistema amministrativo-contabile è il risultato ottenuto a seguito del confronto e dello scambio di informazioni tra i diversi soggetti delegati allo svolgimento di tale attività. Suddetto giudizio può contenere raccomandazioni, osservazioni o proposte di intervento, che rendano più attendibile, veloce e sicuro il processo della gestione delle informazioni. La valutazione della implementazione di tali accorgimenti è demandata all’organo amministrativo che, come già ribadito, resta l’unico responsabile.
